L’intégration d’un nouveau collaborateur représente un moment clé de son expérience dans l’entreprise. Au-delà des missions mentionnées sur la fiche de poste, c’est à ce moment précis qu’il se confronte véritablement à la réalité qui l’attend et qu’il comprend le périmètre de son poste. Il s’agit également d’une période cruciale pour engager pleinement le nouveau collaborateur dans son équipe et plus globalement, dans l’entreprise.
Les enjeux de l’intégration des salariés
Les enjeux de l’intégration sont multiples et son impact sur le turnover est indéniable. Une étude du cabinet de conseil Mercuri-Urval et de la chambre de commerce franco-suédoise nous révèle d’ailleurs les chiffres suivants :
- Plus d’un salarié sur deux a envisagé de quitter son entreprise pendant sa période d’essai
- 50% d’entre eux ont envisagé de quitter l’entreprise à cause de divergences de points de vue
Pour rappel, selon l’IBET, le coût du désengagement d’un salarié est de 13 340€/an. Bien intégrer un collaborateur c’est mettre toutes les chances de son côté pour s’affranchir de ce coût.
Le processus d’intégration d’un nouveau salarié
La mise en place d’un processus d’intégration pour les nouveaux salariés se révèle ainsi inévitable. Il correspond à la préparation de l’arrivée d’un nouveau collaborateur et à l’accompagnement de ce dernier dans sa prise de poste. Si accompagner une nouvelle recrue parait naturel, on peut néanmoins se demander quelles sont les bonnes pratiques pour préparer au mieux son arrivée ?
Organiser l’arrivée d’un nouveau collaborateur
Préparez l’administratif pour le jour J…
Une fois le recrutement terminé et votre choix effectué, il convient d’informer les services administratifs et/ou comptables afin que toutes les formalités contractuelles soient prêtes le jour de l’arrivée du nouveau collaborateur. C’est, en effet, un important gage de sérieux.
… et tout le matériel nécessaire
Il est également recommandé de mettre à disposition du futur collaborateur tous les moyens dont il pourrait avoir besoin pour effectuer son travail dans de bonnes conditions. Par exemple, dans le cadre du recrutement d’un commercial itinérant, prévoir une adresse email activée, un ordinateur portable, un téléphone mobile et un véhicule de société. Il est important que le nouveau collaborateur ressente que son manager a organisé son arrivée et que l’entreprise a pris en considération les éléments matériels liés à sa fonction.
Communiquez auprès des futurs coéquipiers
L’équipe directement reliée à ce nouveau collaborateur doit être informée de son intégration afin de comprendre comment ce nouveau salarié va s’inscrire dans l’organisation préalablement établie. Exposer clairement ses missions à l’équipe en place permet aussi de calmer les potentielles inquiétudes et rivalités. D’un point de vue organisation, il convient de préciser quel sera son poste de travail mais également sa date de commencement.
Désamorcez les interrogations
Enfin, le premier jour est souvent le moment des interrogations. Il conviendra donc de définir, au préalable, le paramètre du poste et le détail précis des missions. Des modifications ou précisions vous sont peut-être apparues depuis la fin du processus de recrutement et c’est justement le moment opportun pour les partager avec votre nouveau collaborateur.
Rassurez et encouragez votre nouveau collaborateur
La problématique de l’intégration est directement reliée à celle de l’engagement. Imaginez-vous quelques années en arrière, dans l’entreprise qui vous a accueilli pour votre premier CDI. Vous étiez probablement stressé le premier jour, impressionné à l’idée d’intégrer un nouvel environnement, mais aussi mal à l’aise à la vue de cette équipe déjà soudée dont vous ne saviez rien. A ce moment précis, quoi de plus rassurant et encourageant qu’un manager à l’écoute, un service RH enclin à fournir des informations, une équipe accueillante qui vous accompagne pendant les premiers jours et premières semaines ? Pour quel effet ? L’envie de s’investir, de faire ses preuves et de valider cette stressante période d’essai = l’engagement !
Suivez l’engagement et l’humeur de l’équipe qui accueille
L’arrivée d’un nouveau collaborateur crée inévitablement un changement dans l’équipe préalablement en place. Il est donc primordial de procéder à un suivi de l’ambiance et de l’humeur de l’équipe afin de vérifier que cette arrivée ne crée pas de déséquilibre.
Questionner l’équipe de façon frontale, en face à face, risquerait de mettre les coéquipiers mal à l’aise et de biaiser leur capacité à s’exprimer honnêtement. Nous vous recommandons d’opter pour un questionnement digitalisé qui mesure tous les leviers de l’engagement, à une fréquence préalablement définie, en garantissant une anonymisation des réponses. Ainsi, les managers disposeront de données exploitables pour mieux comprendre et accompagner leurs équipes au quotidien.
Il parait désormais clair que l’intégration est un moment clé pour engager les nouveaux collaborateurs au travail. Il s’agit d’un enjeu RH qui nécessite une préparation rigoureuse pour accueillir au mieux la nouvelle recrue et préparer l’équipe en place.
