L’intégration d’un nouveau salarié est un moment clé de sa vie dans l’entreprise. Le nouvel arrivant doit prendre ses marques socialement tout en assimilant de nouvelles notions et de nouveaux process professionnels. L’intégration est également un bouleversement pour l’équipe en place qui doit accepter le remplacement d’un nouveau collaborateur (et donc, son départ) et/ou la redéfinition des missions de chacun dans le cas d’une création de poste.
Le processus d'intégration est un élément essentiel pour un collaborateur : réussir leur intégration est primordial pour une entreprise, que ce soit dans l'organisation (feuille de route à suivre...) ou dans la prise de poste. Un élément essentiel dans la réduction du turnover.
L’intégration d'un nouveau collaborateur : le moment où tout se joue !
L’intégration d’un nouveau salarié est une période importante car si l’arrivée n’est pas suffisamment préparée, le collaborateur peut rapidement se demander s’il a fait le bon choix en rejoignant votre entreprise. Peut s’en suivre une période de doute, pendant laquelle vous le percevrez tantôt impliqué, tantôt distant par rapport à ses missions, voire, à l’équipe.
Comme le montre l’infographie ci-dessous, ne pas avoir de processus d’intégration ou mal préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur peut conduire au départ de celui-ci. Et ce, avant la fin de sa période d’essai.
L’intégration d'un nouveau salarié se prépare dès la fiche de poste
Bien intégrer un nouveau collaborateur est un processus plus ou moins long pour l’entreprise. En effet, cela nécessite de faire un état des lieux du service qu’intègrera le nouvel arrivant et de définir les missions qui lui seront confiées.
Bien évidemment, des réaménagements seront possibles d’ici à son intégration effective mais pour être efficace dans le recrutement et permettre au candidat retenu de se projeter au maximum, la fiche de poste doit coller avec ce que sera son expérience au sein de l’entreprise.
Ainsi, il convient de constituer une fiche de poste la plus exhaustive possible explicitant obligatoirement les caractéristiques suivantes :
Expliciter le contenu des missions
Triées par occurrence, les missions permettent au futur collaborateur d’identifier la répartition de leur temps de travail mais aussi de comprendre comment ils vont contribuer à la performance de leur service.
Mentionner des objectifs liés aux missions
Relier les missions à des objectifs permet de donner du sens au travail du futur collaborateur. Par exemple, pourquoi lui demandez-vous d’accueillir et de conseiller efficacement les clients ? Certainement en vue d’accroître le capital sympathie et le nombre de ventes réalisées quotidiennement au sein de votre magasin.
Lister des compétences claires et concrètes
Les compétences mentionnées dans votre fiche de poste permettront à votre futur collaborateur de comprendre de quelles ressources il aura besoin pour réussir au sein de votre entreprise. Il sera également en mesure d’identifier ses axes de progression, ceux-ci ne seront donc pas une source de stress lors de son intégration au sein de l’entreprise.
Au-delà de recentrer le futur collaborateur sur la mission qui l’attend, expliciter les missions, objectifs et compétences vous permettra, à vous, futur manager, d’y voir plus clair. En transcrivant vos attentes sur papier, vous serez apte à organiser l’arrivée et l’intégration du nouveau salarié, le plus sereinement possible.
L’intégration collaborateur débute dès la fin de son recrutement
Une fois votre sélection effectuée et le candidat retenu, le processus d’intégration se déclenche véritablement. Pour être effectif, il se décompose en 4 étapes distinctes :
1. Informer les services administratifs
Pour bien préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans votre équipe et plus largement, dans l’entreprise, veillez à informer les services administratifs au plus tôt. Ainsi, les RH auront le temps de se rapprocher du candidat retenu et de récupérer les pièces nécessaires à l’établissement de son contrat de travail. L’objectif étant que le nouvel arrivant puisse signer son contrat dès son premier jour dans l’entreprise. Si ça peut, de prime abord, sembler être un détail, il s’agit d’un véritable gage de sérieux de l’entreprise. Cela induit qu’une communication a été effectuée autour de l’arrivée du nouveau collaborateur et que l’ensemble des services s’y sont préparés.
2. Briefer l’équipe en place
Présentez le profil du candidat retenu à l’équipe en place, explicitez son parcours et les atouts que vous auriez pu noter pendant la phase d’entretiens. Expliquez également la manière dont vous pensez intégrer ce nouveau collaborateur et si besoin réaffirmez votre ambition pour le service/ l’entreprise. Donnez du sens à ce recrutement de sorte que chacun des futurs collègues le comprennent et soient aptes à accueillir le nouveau salarié.
Montrez-vous particulièrement attentif aux interrogations de ses collaborateurs directs : Comment l’intégration va-t-elle se dérouler ? Allez-vous définir un tuteur pour accompagner le nouveau salarié lors de ses premières semaines de travail ? Est-ce-que ce recrutement aura une incidence sur le travail des collaborateurs direct : prise en charge d’un aspect métier spécifique, meilleure répartition du travail, etc.
3. Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur
L’intégration est une période stressante pour la nouvelle recrue mais également pour vous, manager. En préparant minutieusement la prise de poste du nouveau salarié, vous serez apte à l’accompagner avec davantage de précision. Il s’agit de définir les missions et objectifs qui lui seront confiés dès ses premières semaines de travail au sein de votre entreprise. Si vous avez identifié des réaménagements sur les missions qui lui seront confiées, c’est également le moment de les mettre au clair afin de pouvoir les lui communiquer dès sa prise de fonction.
Votre crédibilité en tant que manager et, plus largement, celle de votre entreprise seront jugées via votre capacité à : présenter clairement les missions, préparer un schéma d’intégration, anticiper les interrogations, avoir identifié des objectifs SMART (Simples, Mesurables, Atteignables, Réalisables, limités dans le Temps) pour les premiers jours.
4. Intégrer opérationnellement le nouveau salarié
Prévoyez du temps dans votre agenda, en moyenne une demi-journée, pour accueillir sereinement la nouvelle recrue et la présenter aux différents services de l’entreprise.
D’un point de vue opérationnel, les premiers jours, laissez le temps au nouveau salarié de comprendre la manière dont fonctionnent l’entreprise et le service : Qui fait quoi ? A qui devra-t-il référer ? Comment s’effectue la communication au sein du service ? Quels en sont les codes ? Privilégiez également la découverte du poste : Quelles sont les missions ? Quels sont les objectifs ? Quels sont les moyens à sa disposition ?
Pour permettre à votre nouveau salarié de rentrer pleinement dans son poste, fixez des missions respectant des objectifs SMART. Une fois que votre nouveau collaborateur aura pris ses marques, il se fixera, lui-même des objectifs. Vous n’aurez ensuite qu’à le confronter pour l’aider à progresser.
L’intégration collaborateur doit faire écho à ses besoins
Prendre un nouveau poste ne s’effectue pas sans appréhension. Afin de rassurer votre nouveau collaborateur et de lui permettre de prendre ses marques au sein de l’entreprise, le processus d’intégration doit répondre à 3 besoins spécifiques :
L'information : indispensable dès les premières heures
Pour répondre au besoin d’informations de votre nouveau collaborateur, prenez le temps de lui présenter l’entreprise et l’organisation de l’activité de façon factuelle. Ainsi, donnez des informations qualitatives à votre nouvelle recrue afin que celle-ci puisse comprendre le fonctionnement.
Les questions du besoin d’informations : Quelle est précisément l’activité de l’entreprise ? De combien de services est-elle constituée ? Quels sont les horaires de travail ? Comment s’organise l’activité du service qu’intègre le nouveau collaborateur ? Qui constitue aujourd’hui ce service et quelles sont les missions de chacun ? Qui seront les principaux homologues ou interlocuteurs avec lesquels le nouveau collaborateur devra échanger ?
La formation : nécessaire pour les premiers jours
La formation permet au nouveau salarié d’assimiler petit à petit les missions qui lui seront confiées et de tisser des liens de confiance avec son équipe et son manager. Il est donc important que le manager ou une personne préalablement choisie par l’équipe (tuteur) se rende disponible pour accompagner le nouveau collaborateur et répondre aux questions qui seront nombreuses au début.
Les questions du besoin de formation : Quel est le processus de production ? Quel est le rythme de travail ? Quel volume de travail hebdomadaire attend-on ? Quelles sont les données à consulter ou les tâches à effectuer quotidiennement ?
Le besoin de feedback
Donner du feedback à votre collaborateur lors de sa période d’intégration vous permettra de le rassurer dans cette période potentiellement stressante. En effet, la pression de la période d’essai ajoutée à l’assimilation de nombreuses connaissances, peut amener votre nouveau collaborateur à se questionner sur sa capacité à réussir dans le poste. Donner du feedback positif, de la reconnaissance, encourager, aura un effet positif sur votre collaborateur. Se sentant soutenu, il sera plus enclin à s’investir pleinement dans ses tâches quotidiennes.
Les mots du besoin de feedback : Bravo pour… Vous avez bien assimilé… Je constate des progrès concernant… Vous avez bien mené la mission…
L’intégration collaborateur challenge le manager
Les besoins du nouveau salarié sont multiples et le rôle du manager est capital pendant la période d’intégration. Souvenez-vous de toujours avoir à l’esprit de présenter, d’accompagner, de comprendre et de donner du feedback à votre nouveau collaborateur.
Présenter la nouvelle recrue par des moments privilégiés
Encouragez le développement d’un sentiment d’appartenance en présentant le nouvel arrivant au reste de l’équipe et, plus largement, aux services avec lesquels il sera amené à collaborer. Décrivez les tâches de chacun pour améliorer la compréhension.
Accompagner la nouvelle recrue avec bienveillance
Accordez du temps à la formation et aidez votre nouveau salarié à prendre ses marques en l’accompagnant dès le premier jour. Soyez physiquement présent et déroulez chaque étape de son travail, pas à pas.
Comprendre et répondre à tous ses questionnements
Montrez-vous ouvert et appliquez-vous à comprendre les points d’interrogations du nouveau collaborateur. Soyez patient : comme vous le savez, des points qui vous paraitront logiques ne le seront pas forcément pour votre nouvelle recrue.
Donner du feedback des les premières semaines
Il est important pour votre marque employeur de donner du feedback à votre nouveau collaborateur lors de la période d’intégration. Le feedback peut être un encouragement mais également une remarque constructive sur un point à améliorer. Donnez du feedback et pensez à justifier chacune de vos remarques afin de que le salarié puisse en comprendre le fondement.
L’intégration collaborateur doit être évaluée
Le processus d’intégration n’est jamais statique. Par exemple, si vous intégrez 3 personnes au sein de votre équipe dans un laps de temps de 6 mois, vous n’appliquerez pas la même méthodologie car le processus d’intégration évolue et se perfectionne au fur et à mesure de vos recrutements.
Pour ce faire, il est recommandé de faire des points réguliers avec votre nouveau collaborateur afin de vérifier, tout d’abord, que son intégration se passe bien et de pouvoir recueillir ses impressions. Faites un point après la première semaine puis à la fin de chaque mois jusqu’à ce que la période d’essai soit validée.
Conscients qu’il est parfois difficile d’exprimer ses ressentis, en toute transparence, face à son manager, nous vous recommandons de questionner vos nouvelles recrues via une enquête d’engagement. Le but est de leur permettre de noter ou commenter honnêtement le processus d’intégration, mais aussi de s’assurer de l’humeur et du niveau de motivation du nouveau collaborateur.
