Transformer une entreprise suggère de faire évoluer les process, les outils, les méthodes, parfois les visions de travail pour répondre à divers objectifs : dématérialiser, favoriser l’agilité, renforcer le travail à distance, produire de nouvelles datas etc. Le risque est de perdre l'alignement au niveau des managers et des équipes.
Il y a 3 grands moyens pour aligner vos salariés au cours d’un projet de transformation, quel que ce soit le secteur d’activité, la taille et la structure d’une organisation.
Enjeu n°1 : accompagner une hétérogénéité de managers dans la transformation
Outiller les managers et leurs équipes pour les rendre acteurs de la transformation de votre entreprise nécessite de les accompagner de manière très suivie, à travers une approche holistique, c’est-à-dire globale, pour garantir une vue d’ensemble et ne rater aucun point de blocage. Une entreprise ne peut pas activer un projet de transformation sans vérifier que chaque profil soit en mesure de s’y adapter. Auquel cas, la fonction RH doit s’assurer de la mise en place d’un programme de formation, sous le format le plus adapté à la culture et les habitudes de l’entreprise (webinars, tutoriels, ateliers, etc.) pour faire monter en compétences, à chaque niveau, les collaborateurs et les y préparer.
"La révolution des compétences dans le monde post Covid-19"
- Temps 1 pour aligner : en amont du déploiement du projet de transformation
Avant de commencer, pour vous aider à concevoir votre dispositif d’alignement en amont du déploiement d’un projet de transformation, il est nécessaire de prendre connaissance de l’opinion des équipes sur ce dernier. La résistance au changement, si elle n’est pas anticipée, peut constituer un véritable défi managérial pour les dirigeants, voire un frein entraînant d’immenses pertes de temps pour les managers. Selon G.Delisle et P.Collerette, auteurs du « Changement Organisationnel : théorie et pratique », la résistance au changement : « représente l’expression implicite ou explicite de réactions de défense à l’endroit de l’intention de changement, il s’agit de l’émergence de nouvelles forces restrictives en vue de limiter la tentative de changement ou d’y faire obstruction ».
En entreprise, les mêmes comportements sont observés : une phase de résistance sera suivie d’une étape de compréhension pour enfin aboutir à une forme d’adhésion, d’acceptation. La consilience autour de votre projet de transformation sera bien instaurée une fois fois de nouvelles habitudes prises. Certains collaborateurs pourront alors jouer le rôle de promoteurs de ce projet.
🧚 Recommandations
Au sein de vos équipes, nous vous recommandons de lancer une enquête en amont du lancement de votre projet pour connaître les taux de résistance au changement et ainsi vous rendre compte des contenus que vous devrez concevoir et intégrer à votre dispositif d’accompagnement, pour assurer des niveaux de formation et de pédagogie suffisants à l’intégration du nouvel usage. Ce taux de résistance au changement sera très facile à évaluer, d’une part, en interrogeant directement vos collaborateurs pour savoir ce qu’ils pensent de ce changement ; d’autre part, en observant le taux de participation à l’enquête. Cela vous donnera un avis très éclairé sur le niveau d’hostilité ou d’accueil envers votre projet.
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Temps 2 pour aligner : au cours du déploiement du projet de transformation
Une fois le dispositif d’alignement conçu et diffusé, comment s’assurer que ce dernier soit efficace ? Comment connaître la position des collaborateurs sur la courbe de changement ? Progressent-ils tous à la même vitesse pour atteindre le stade de l’engagement ou des retards peuvent-ils être observés ?
« Les 4 leviers du changement » d’Arnaud Tonnelé représente un outil simple et très facilement exploitable au moment de la mise en œuvre d’un plan de transformation pour détecter les différents points de blocage des collaborateurs.
Il permet de situer et de comprendre pourquoi certains collaborateurs sont ralentis. Cela peut être lié à :
- Un manque de motivation, dans ce cas, il faudra renforcer les leviers d’envie à travers votre dispositif d’accompagnement.
- Un manque d’intérêt : dans ce cas, il faudra plutôt mettre l’accent sur les avantages et bénéfices procurés par le projet de transformation.
- Un manque de faculté : dans ce cas, il sera opportun de renforcer le dispositif d’accompagnement auprès de certains collaborateurs, à travers une formation individuelle ou du coaching renforcé.
- Un manque de moyen : dans notre situation, il faudra sûrement faire évoluer le management mis en place pour accompagner ce changement.
🧚 Recommandations
Pour obtenir ces précieux feedbacks, des sondages en ligne (avec des banques de questions préétablies) sont disponibles pour vous permettre d’obtenir les bonnes réponses. En quelques clics, vous connaitrez ce qui impacte directement sur la résistance de vos équipes. Cela vous permettra également de prioriser vos actions pour débloquer la situation.
A cette étape d’avancée, il est recommandé de mettre en place des actions de remontée de feedbacks à un rythme fréquent, en fonction du rétroplanning du projet de transformation validée avec votre direction.
Pour vous faciliter la tâche, la solution Pulse de Bleexo offre la possibilité de paramétrer un « calendrier d’enquêtes » en automatisant entièrement la gestion des indicateurs suivants :
1/ La fréquence d’envoi
2/ La durée d’ouverture des enquêtes
3/ Le jour d’envoi des enquêtes
4/ Les emails de relance à envoyer
Enjeu n°2 : mettre en place des solutions adaptées à chaque équipe
Le digital se conjugue à merveille avec l’accompagnement humain à ce stade de votre projet de transformation. Rien ne pourra remplacer un accompagnement humain pour débloquer « les freins » de certains collaborateurs. Mais grâce aux résultats d’enquêtes digitales obtenues en un temps record, sans le moindre effort, avec une analyse et une lecture automatique des résultats, vous aurez sous les yeux toutes les réponses pour diriger votre projet.
Exemples :
A la question de votre enquête : « Le dispositif d’accompagnement manque de clarté pour prendre en main le projet de transformation »
- Le score est de 7/10.
- La solution sera de rendre plus intelligible et concret votre dispositif.
A la question de votre enquête : « Pensez-vous que cette nouvelle solution engendre une augmentation du temps de travail ? »
- Le sore est de 8/10
- La solution sera de rassurer sur ce point.
A la question de votre enquête : « Cet outil ne correspond pas à ma vision du travail et freine ma productivité »
- Le score est de 9/10
- La solution sera de valoriser les bénéfices d’utilisation pour les collaborateurs en neutralisant les fausses croyances.
🧚 Recommandations
Grâce aux enquêtes en ligne que vous aurez précédemment lancées, des dashboards comme ceux de Bleexo analyseront pour vous des informations capitales, telles que :
- Le taux de participation à chacune de vos enquêtes.
- L’évolution dans le temps des taux de participation : cela vous permettra de savoir si les solutions mises en place (leviers d’envie, valorisation des avantages, coaching, adaptation du management etc.) ont satisfait vos équipes.
- Un nuage de mots clés relatifs aux commentaires laissés par vos collaborateurs au cours des enquêtes : plus un mot est gros, plus il aura d’occurrence dans les commentaires.
- La possibilité de comparer les résultats d’un département à l’autre : pour toujours mieux comprendre d’où viennent les blocages et quelles en sont les raisons.
- La répartition des notes au sein même d’une équipe pour savoir si les avis sont homogènes ou hétérogènes concernant une même question posée.
- La possibilité de comparer différents métiers, types de contrats, sites géographiques pour observer les segments qui ont le plus de facilité et ceux qui ont le plus de difficulté avec le projet de transformation.
Enjeu n°3 : s’assurer qu’aucune équipe ne soit laissée de côté.
Plus les semaines vont passer, plus vos collaborateurs vont avancer sur la courbe du changement pour atteindre le niveau souhaité : celui de l’engagement.
Néanmoins, il est de votre devoir de vérifier que les salariés les moins à l’aise avec ce projet de transformation ne soient pas évincés. Il a déjà été observé que cette situation pouvait entraîner des arrêts maladies, mal-être au travail, voire des démissions ou abandons de poste.
Ces profils doivent donc bénéficier d’un suivi accru pour ne pas être laissés de côté.
Pour valoriser leurs efforts, les soutenir et les motiver, il est, dans ce cas, particulièrement opportun de leur adresser des signes de reconnaissances positives, réguliers, à chaque nouvelle étape et avancée sur la courbe du changement.
Pour stimuler les équipes, éviter l’essoufflement, les managers pourront aussi fixer des objectifs intermédiaires et délivrer des encouragements portants sur les scores prometteurs de leur équipe.
L’étape ultime sera de consolider le projet de transformation, accompli ou presque, dans la culture de l’entreprise. Tout d’abord, vous pouvez féliciter, remercier les collaborateurs, de manière ponctuelle ou répétée, pour le grand travail accompli. L’organisation d’un évènement virtuel ou physique (hors pandémie) sera l’occasion de renforcer la cohésion au collectif. Ensuite, la diffusion régulière d’une communication interne sur les résultats et les nouvelles opportunités apportés par le projet de transformation achèvera de convaincre les derniers « irréductibles ».
🧚 Recommandations
A cette dernière étape du processus, il est important de continuer de récolter du feedback, à la fréquence de votre choix, pour savoir avec certitude où en sont vos différentes équipes sur leur montée en compétences vis-à-vis du projet de transformation.
- Est-il désormais pris en main ?
- Des freins sont-ils encore rencontrés par les équipes pour l’utiliser ?
- Une nouvelle formation est-elle nécessaire pour une validation définitive des acquis ?
- Est-il désormais considéré comme faisant gagner du temps aux membres de l’équipe ?
Au démarrage du projet, il était conseillé de lancer des enquêtes à hauteur d’une par semaine (en fonction de la roadmap du projet de transformation) pour observer la prise en main de l’outil et réagir avec agilité à l’identification de points de blocage (résistance au changement, déficit de connaissances techniques, mauvais usages et/ou mauvaise compréhension, etc.).
En fin de processus, ce rythme peut être largement réduit mais un suivi dans le temps reste important. En suivant une approche holistique, dans sa globalité, de votre plan de transformation, à travers un accompagnement silencieux et continu, vous garantirez ses facteurs clés de succès.
