70% des salariés bien intégrés restent en moyenne plus de 3 ans dans leur entreprise. La période d’onboarding (ou intégration) est donc sacrée. Il est important de ne pas la négliger ni de sous-estimer sa durée : il ne s’agit pas seulement de se demander ce que le nouveau salarié va faire le premier jour, même s’il reste déterminant pour appréhender son futur au sein de l’entreprise.
Définition de l’onboarding
L’onboarding, c’est le parcours que vit un nouveau salarié, du moment où il est informé informé de son embauche jusqu'à la prie totale de son poste, pour une coopération positive et durable. C’est une familiarisation, une socialisation même, avec le poste, l’équipe, le manager et l’entreprise. Intégrer correctement un poste en entreprise signifie de comprendre son système et d’adhérer à son fonctionnement.
L’onboarding est composé de six étapes et de trois grandes périodes : le pré-boarding, l’arrivée dans l’entreprise et le suivi.
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Période 1 : le pré-boarding
Etape 1 : de l’entretien d’embauche à la signature du contrat
Dès les entretiens et même avant, la marque employeur joue un grand rôle dans l’attraction des talents. Lors des entretiens d'embauche, un candidat perçoit déjà l’environnement dans lequel il va potentiellement évoluer : à travers la considération, le respect qu’on lui apporte et les sensations qu’il développe au contact des différents collaborateurs.
Etape 2 : de la signature du contrat à l’arrivée dans l’entreprise
A partir de la signature de son contrat et jusqu’à son arrivée, le nouveau salarié ne doit pas être mis de côté. Pour éviter qu’il ne développe une certaine appréhension avant son arrivée, il existe plusieurs démarches positives à suivre :
- S’assurer des bonnes conditions dans lesquelles il arrive (suite à un déménagement, à un changement de poste, etc.)
- Lui transmettre tous les éléments dont il aura besoin le jour de son arrivée, à travers notamment un livret d’accueil numérique (entrée dans l’immeuble, horaires, salles de réunion, etc.)
Période 2 : l’arrivée dans l'entreprise
Etape 3 : le premier jour
Le jour J, beaucoup d’entreprises prévoient différentes activités afin d’intégrer un nouveau talent : programme de parrainage (les fameux « buddies ») ; welcome tour ; formation ; déjeuner d’intégration et bien plus encore. Néanmoins, il est important de garder en tête que l’intégration ne s’arrête pas le jour J.
L’enjeu essentiel de l’onboarding est de confirmer un « a priori » : celui que le nouveau salarié a développé depuis ses premiers échanges avec un membre de l’entreprise. L’objectif tout au long de la période d’onboarding est de maintenir la tonalité positive de cet « a priori ». Le nouveau collaborateur dira-t-il à l’extérieur de l’entreprise que ses premiers jours sont aussi réjouissants que ce qu’il avait envisagé ?
Période 3 : le suivi
Etape 4 : la période décisive de la période d’essai
Passé le cap du premier mois, la magie peut déjà retomber. S’assurer que le salarié prend ses repères et comprenne son nouvel environnement de travail, à travers des échanges, des one one réguliers avec son manager, lui permettra d’être de plus en plus à l’aise, de jour en jour. Pour compléter les one one managers qui offrent un cadre d’expression au nouveau salarié, des enquêtes de satisfaction peuvent être lancées pour obtenir un feedback plus précis sur des thématiques définies.
Etape 5 : le tournant de la fin de période d’essai
Plusieurs moyens existent pour suivre l’intégration des nouveaux employés et recueillir leurs ressentis. Lancer une évaluation à 360° en fin de période d’essai permettra au nouveau salarié de recevoir des avis constructifs de la part des collaborateurs présents dans son environnement professionnel. La fin de période d’essai marque un tournant dans la vie professionnelle du collaborateur. Arrivée à cette échéance, l’intégration est encore partielle. C’est le moment idéal pour prendre de la hauteur et faire un point, à travers le lancement d’un 360° feedback, sur des critères clés comme ses relations avec les autres, son degré d’autonomie sur son périmètre fonctionnel, sa motivation et axes d’amélioration avant de le lancer sur de nouvelles missions.
Etape 6 : la clôture de l’onboarding
La clôture de l’onboarding est importante car elle permet de verrouiller des acquis ainsi que de créer un cadre de confiance et d’autonomie avec le nouveau salarié. Plus le salarié se sentira encouragé à travers des félicitations et signes de reconnaissance à ce moment-là et plus il sera motivé pour répondre à ses nouvelles missions.
Il n’y a pas une seule façon de mener un onboarding, tout simplement parce que chaque entreprise, chaque culture d’entreprise mais aussi chaque individu est différent. Un onboarding réussi est la clé du succès d’une collaboration durable et positive. Et, pour rappel, chaque salarié doit être accueilli de la même manière : un intérimaire, un alternant ou un stagiaire peut devenir, quelques mois plus tard, un salarié performant en CDI !
