69% des RH passent la moitié de leurs temps de travail à gérer des tâches administratives, alors qu’ils sont 71% à avoir choisi ce métier pour la dimension humaine et sociale (Baromètre RH 2021). C’est un fait établi, les RH manquent souvent d’une ressource précieuse : le temps. La solution ? Moderniser les processus ! Evolution incontournable pour s’adapter aux transformations constantes de l’entreprise, vous avez tout à y gagner.
Pour gagner du temps
Créer de la valeur ajoutée
Le temps fait effectivement partie des denrées rares pour les professionnels RH puisque 61% d’entre eux affirment en manquer, de même que des ressources, d’après le Baromètre RH 2021. Il faut donc envisager chaque opportunité d’en gagner, notamment sur les procédures administratives, dont une partie peut être automatisée par des solutions logicielles ou plateformes dédiées. En effet, même si cela nécessite de s’adapter, les gains sont immédiatement mesurables, que ce soit pour vous ou pour vos collaborateurs. Car gagner du temps, c’est en libérer pour d’autres tâches en attentes : vous créez de la valeur ajoutée.
Lorsque vous fluidifiez vos processus, vous allégez l’organisation d’une manière générale en la rendant plus souple : vous simplifiez les métiers, supprimez les lourdeurs / lenteurs, ce qui vous donne un meilleur équilibre dans la gestion des tâches. Faites un état des lieux : quel aspect de votre métier vous prend le plus de temps, quelles tâches administratives (notamment) peuvent-être automatisées ? Aidez-vous de la matrice d’Eisenhower (ci-dessous) pour définir vos chantiers prioritaires, et ceux sur lesquels vous pouvez lâcher du lest.
Illustration de la matrice d’Eisenhower
Digitaliser pour optimiser
La solution la plus simple pour optimiser votre temps (et en gagner), c’est le digital ! Cela permet d’aller plus vite, de mieux gérer votre temps notamment dans les périodes clés comme la gestion des paies, des congés, et même dans les moments phares de votre organisation comme les campagnes d’entretiens annuels. C’est également un bon moyen de fiabiliser et sécuriser les données que vous partagez.
Dans un second temps, moderniser vos processus de travail, c’est vous donner l’opportunité de pouvoir répondre à la question “quelles sont mes priorités en termes de stratégie RH” sans être biaisé par le prisme du temps. C’est ce que l’on appelle un “quick win”, c’est-à-dire une petite mesure simple à mettre en place, ayant un fort impact sur l’entreprise et l’organisation. Il n’y a pas de mauvais moment pour engager un chantier de modernisation / digitalisation des ressources humaines, mais mieux vous l’anticipez, moins vous devrez attraper le train en marche. C’est la situation à laquelle se sont retrouvés confrontés nombre de services RH pendant la crise sanitaire et le développement exponentiel du télétravail et donc de nouvelles “télépratiques”. Préparez-vous étape par étape, définissez vos priorités, et optimisez votre temps.
Pour recentrer la stratégie sur l’humain
Améliorer la qualité de la relation avec les équipes
Le lien entre RH et employés est capital dans une organisation. D’après une enquête Digital Recruiters menée en 2022, ce lien a été renforcé durant la crise sanitaire, puisque 62% des collaborateurs se sont sentis épaulés par le service RH de leur entreprise. Plus d’un employé sur deux considère même les ressources humaines comme un acteur clé du succès économique de l’entreprise aujourd’hui. Prioriser l’humain, c’est donc un choix stratégique, qui vous fait basculer de la gestion administrative au pilotage d’une organisation humaine. Gagner du temps sur certaines tâches, c’est donc replacer la fonction RH au cœur de l’action, en la positionnant comme un partenaire stratégique indispensable.
Digitaliser la fonction RH, c’est également vous rapprocher de vos collaborateurs, qui partagent avec vous la culture digitale (plus ou moins intégrée) de l’entreprise. La crise du Covid-19 ayant considérablement accéléré les transformations, le digital est devenu transversal à toute l’entreprise. Vos équipes attendent d’ailleurs probablement un processus plus simple, à leur portée : vous faites partie de l’évolution numérique de votre organisation, adaptez-vous aux demandes de vos équipes.
Mettre l’accent sur l’expérience collaborateur
Dégager du temps pour mieux définir votre stratégie vous permet donc de mieux gérer les aspects humains de votre métier. Vous réorganiser impacte d’ailleurs très favorablement la marque employeur. En effet, en priorisant les aspects humains de votre métiers comme le besoins et ressources, la formation, la gestion de carrière et des compétences ou la qualité de vie au travail, vous montrez à vos équipes que l’entreprise se préoccupe de leur bien-être.
C’est d’ailleurs un élément concurrentiel déterminant, que ce soit pour l’attractivité de l’entreprise (notamment pour le recrutement), ou pour la fidélisation de vos collaborateurs déjà en poste. En effet, un service RH moins pris à la gorge par les besoins administratifs de sa fonction, c’est un service RH plus disponible, capable de répondre plus rapidement aux demandes des équipes. Gagner du temps sur ces tâches obligatoires, c’est offrir les bases d’une expérience collaborateur positive. Vous êtes plus à l’écoute, plus présent, et vous améliorez ainsi la satisfaction de vos équipes, soit leur engagement et leurs performances. In fine, vous gérez mieux vos talents, et vous menez à bien votre stratégie de fidélisation et de rétention.
Enfin, tous ces éléments s’appliquent également à vous-mêmes ! Lorsque vous modernisez vos processus en les digitalisant, vous gagnez du temps. Si vous gagnez du temps et que vous redéfinissez votre stratégie selon vos priorités, vous améliorez aussi vos propres conditions de travail (et donc la QVCT), vous êtes plus en adéquation avec vos valeurs. C’est d’autant plus important que la crise sanitaire a été particulièrement difficile pour les ressources humaines, avec 64% des personnels RH sondés en état de détresse psychologique sévère (Baromètre OpinionWay 2022). Optimiser votre temps, c’est donc prendre soin de vos collaborateurs, et prendre soin de vous-mêmes.
