Les 7 étapes clés pour un entretien annuel réussi

Entretiens annuels : 7 étapes clés pour bien les préparer

Blog > Entretien annuel - Temps de lecture : 16 min.

Les entretiens annuels ne sont pas morts ! Au contraire, ils demeurent un moment très attendu, en particulier par vos collaborateurs ayant moins de 5 ans d'ancienneté : 67% d’entre eux le trouve même très utile ! Ce rendez-vous annuel non obligatoire apporte de nombreux avantages pour les managers et les collaborateurs, à condition de bien le préparer. Sans doubler votre charge de travail, découvrez comment mettre en place un dispositif performant de préparation à l’entretien annuel, avec les bons outils et la bonne méthode pour profiter d’un gain de temps optimal pour une efficacité maximale.

Etape n°1 : Informez les collaborateurs du process de préparation à son entretien annuel  

La première étape pour préparer correctement vos entretiens annuels est d’en informer vos collaborateurs, pour trois raisons principales :  

  • Maintenir la transparence de vos actions
  • Vous assurer que les collaborateurs comprennent vos process  
  • Mieux embarquer et intégrer vos collaborateurs dans ce fonctionnement 

Communiquez sur le bien fondé de la démarche des entretiens annuels en expliquant qu’elle contribue directement au développement de chaque collaborateur. Vous pouvez également préciser que vous restez à leur disposition pour répondre à leurs interrogations. 

 

Etape n°2 : Invitez chaque collaborateur à lancer son propre 360° feedback

Pourquoi proposer à vos collaborateurs de lancer un 360°, sous forme de questionnaire en ligne, en amont de leur entretien annuel ? Tout d‘abord, cette pratique ancre votre organisation dans une posture ouverte et bienveillante tournée vers le développement des salariés. En offrant l’opportunité à tous de s’auto-évaluer (collaborateurs, managers et membres du C-level), ils peuvent développer une vision à la fois plus critique et plus large de leur propre contribution dans l’entreprise. D’ailleurs, pendant la période de préparation des entretiens annuels d'évaluation, les collaborateurs sont souvent nombreux à souhaiter obtenir du feedback pour mieux se préparer avec des arguments concrets et objectifs. 

Le 360° feedback offre aussi ce grand avantage d'éliminer les biais manager/collaborateur en intégrant les feedbacks d’autres collaborateurs : pairs, autres managers, membres de la direction, etc. Avec des avis variés, neutres et constructifs, les équipes RH ont les bonnes informations pour aider les managers à préparer les entretiens annuels et construire des plans de développement efficaces. 

 

Etape n°3 : Choisissez le bon outil de préparation aux entretiens annuels d’évaluation 

Il ne s’agit pas de passer un an à préparer vos entretiens annuels d’évaluation mais de bénéficier du gain de temps inespéré offert par un outil qui est dédié à cet exercice. Avec le modèle prédéfini du 360° Feedback de Bleexo, la préparation des entretiens annuels est triplement efficace :  

  • Personnalisables à l’infini, vous pouvez utiliser un modèle clé en main, ou bien vous pouvez créer ou ajouter vos propres questions en quelques clics. 
  • Exit les temps de préparation sans fin ! Avec le 360° Feedback, vous lancez une campagne de 360° auprès du nombre de collaborateurs que vous souhaitez, sans y passer plus de temps ! 
  • Vous avez la possibilité de programmer les dates de lancement et de rappel de participation à l’avance pour ne plus à avoir à vous soucier de vérifier qui a répondu et quand, ni devoir relancer les personnes sollicitées.  

 

Etape n°4 : Faites un bilan de chaque 360° avant les entretiens annuels d’évaluation

Avant le jour J de l’entretien annuel d’évaluation, faire un bilan des réponses reçues pour chaque 360° vous permet de mieux aider chaque collaborateur à comprendre comment les autres le perçoivent. Ce bilan fait également ressortir les besoins de développement de chacun. Cela peut s'avérer particulièrement utile pour les RH et pour les managers qui souhaitent identifier facilement les collaborateurs qui nécessitent d'être accompagnés, que ce soit en termes de formation, de coaching, de mobilité, etc.  

En réfléchissant en amont aux forces de chaque salarié et aux points à améliorer et en les reliant à des avis et des faits concrets, il sera beaucoup plus simple de mener l’entretien annuel d’évaluation. Et pour encore plus d’efficacité, nous vous recommandons de privilégier 3 principaux axes d’amélioration qui ressortent des 360°, sur lesquels vous concentrer au cours de l’entretien annuel avec votre collaborateur. En fonction de ces 3 principaux axes, vous pouvez, ensemble, plus facilement déterminer les formations les plus pertinentes à mettre en place, dans un but de le faire monter en compétences et de lui permettre d’assurer, dans la durée, davantage de responsabilités.

 

Etape n°5 : Orientez l’attention du manager sur le développement du collaborateur 

En tant que manager, il est important de se concentrer sur le développement du collaborateur. Cela signifie de prendre de la hauteur sur les sujets purement opérationnels et les projets en cours, pour analyser son potentiel, ses aptitudes et se projeter, à moyen terme. En échangeant, en amont d’un entretien d’évaluation, avec son équipe RH, le manager obtient toutes les informations pour se positionner sur des sujets tels que la mobilité et la rémunération mais aussi sur les possibilités d’accompagnement et de formation. En s’appuyant sur les résultats du 360° du collaborateur évalué, le manager peut ainsi construire des objectifs plus clairs, en lien avec les objectifs de l’entreprise mais aussi avec les compétences et souhaits du collaborateur.  
 

Etape n°6 : Organisez le rendez-vous

Un entretien bien préparé ne consiste pas seulement à préparer son discours et sa vision mais aussi à informer en temps et en heure les collaborateurs de la date, du lieu et de la durée de l’entretien, au préalable un mois à l’avance. De plus en plus d’entretiens annuels ont lieu à distance. Cette option est recommandée dans le cadre de politiques de télétravail déjà déployées et réussies en entreprise. 

Quelques règles sont recommandées pour mener à bien un entretien annuel :  

  • Avoir un résumé des résultats du 360° du collaborateur en support pour pouvoir vous appuyer sur des feedbacks forts.  
  • Permettre au collaborateur de s’exprimer avec un temps de parole qui lui permette de tout dire.  
  • Prendre des notes, sur la base d’un support, pour faire une synthèse des divers points abordés. 
  • En cas de désaccord ou de naissance de conflit, adoptez une attitude bienveillante et neutre : cet exercice n’a aucunement pour vocation de créer de nouvelles tensions. 

 

Etape n°7 : Accordez une place centrale à la reconnaissance du salarié  

Il est fréquent que les collaborateurs arrivent à leur entretien annuel sur la défensive ou dans une posture très fermée, prêts à recevoir des critiques ou fermement décidés à demander une augmentation. C’est vous qui menez l’entretien annuel, c’est donc à vous d’instaurer une ambiance propice à la discussion. Pour cela, une technique essentielle, celle de la reconnaissance, en valorisant en priorité les bonnes actions menées au cours de l’année. Il sera beaucoup plus simple par la suite d’aborder les points d’échec. Le collaborateur sera lui-même plus à l’écoute, plus empathique et plus ouvert à la critique constructive.  

Nos conseils Bleexo : faites le choix du questionnement ouvert et veillez à ne pas être trop direct dans vos propos : des formulations positives ont un effet beaucoup plus bénéfique que les formulations négatives. A titre d’exemple, il est préférable d’employer l’expression “axes d’amélioration” plutôt que de souligner des “points négatifs”.  

 

Grâce aux 360° de préparation aux entretiens annuels d’évaluation, vous travaillez avec l’ensemble du capital humain de votre organisation pour évaluer chaque talent, de la manière la plus juste et la plus performante. A travers cette dynamique, vous développez l’intelligence collective dans les équipes, contribuez à renforcer l’esprit d’équipe et l’engagement, pour une meilleure expérience collaborateur, au service de votre marque-employeur !