Plus de 50 % des collaborateurs nouvellement recrutés envisagent de démissionner avant la fin de leur période d’essai, dans les 6 mois qui suivent leur arrivée dans l’entreprise. Peut-on y voir le signe d’une mauvaise intégration, d’un manque d’accompagnement ou de formation entraînant un manque d’engagement ? La faute à qui ? A quoi ? À un processus RH d’intégration dépassé ou peut-être une mauvaise gestion de l’onboarding ? La fidélisation des salariés est un défi majeur à relever et ces questions ne doivent pas rester sans réponse en entreprise.
Définition de l’onboarding
L'onboarding - ou intégration d’un nouveau salarié - correspond au parcours que vit un nouveau salarié, de son premier entretien d’embauche jusqu’à sa prise totale de poste, pour une coopération positive et durable.
Ces actions constituent un véritable processus d’accueil et d’immersion avec, pour objectif, de créer des liens rapides avec les membres de l’équipe et de développer l’engagement du nouveau collaborateur.
Le processus d’onboarding
Le processus de pré-boarding
Il est important de rappeler que l’onboarding ne commence pas le premier jour d’arrivée en entreprise. Si un candidat choisit de répondre à une offre d’emploi, cela signifie qu’il a développé un avis ou “à priori” sur l’entreprise, en partie grâce aux actions de marque employeur. Une fois le premier contact établi, le candidat continue de développer cet “à priori”, non plus sous l’effet des actions de marque employeur mais de celles de pré-boarding.
Les actions de pré-boarding à mettre en place
Ces actions consistent ainsi à renforcer son impression positive à travers des marques de considération, de respect, de stimulation intellectuelle, etc. Dès que le candidat a donné son accord pour intégrer l’entreprise, des actions engageantes pour maintenir une impression positive sont à déployer : préparation des outils, process, matériels, documents administratifs, formation, etc., pour que tout soit prêt au moment de son arrivée.
Le processus d'onboarding le jour J
L’intégration d’un nouveau collaborateur, ça se planifie. Le jour J, le planning du nouveau collaborateur est calibré pour un accompagnement complet tout au long de la journée : le prendre par la main le premier jour n’est pas infantilisant. Au contraire, organiser avec minutie une prise de poste de son heure d’arrivée à son départ en fin de journée est une marque de considération, de respect et d’implication de la part de l‘entreprise.
Les actions d'onboarding, le jour J, à mettre en place
Des outils et livrables essentiels existent pour accompagner un nouveau collaborateur le premier jour :
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Un livret d’accueil sur l’entreprise, son histoire, ses missions, ses valeurs.
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Une copie de son contrat ainsi que des documents administratifs (mutuelle, etc.).
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Un badge d’accès aux locaux.
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Un accès aux réseaux de communication entre les équipes (Slack, Teams, Talkspirit etc.).
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Une présentation et installation des principaux logiciels liés au poste.
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Tout le matériel nécessaire à l’exécution de son travail : ordinateur, smartphone, etc.
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Du matériel secondaire : stylos, carnets, porte-clés, porte-cartes, tasse, etc.
Mais tout ne se joue pas le premier jour et le processus d’onboarding est encore en cours.
Le processus d'onboarding pendant la période d’essai
Après un mois en entreprise, le salarié commence à prendre ses repères et entrer dans le vif du sujet, avec des missions plus concrètes. Donner du feedback pendant la période d’essai permet non seulement de faire évoluer le nouveau collaborateur sur la bonne voie en s'assurant qu’il intègre correctement son nouvel environnement de travail mais également de lutter contre la fuite des talents.
Le climat de l’intégration doit être mesuré en posant des questions (ouvertes comme fermées) auprès de l’onboardé comme du manager et des pairs pour :
- Capter le ressenti global du nouveau collaborateur et appuyer sur certains points en fonction de la vision qu’il a développé sur les missions, les projets, les objectifs, etc.
- Améliorer en continu le processus d’onboarding, pour les prochains talents à intégrer.
- Etablir une stratégie de rétention des talents efficace.
Pour le manager comme la fonction RH, un onboarding est réussi lorsque les acquis sont solidement confirmés à travers des certifications et points de vérification. Un cadre de confiance et d’autonomie peut alors être amorcé pour favoriser la performance du nouveau collaborateur, soutenu par des signes de reconnaissance pour le motiver.
Pourquoi mettre en place un onboarding ?
Pendant l’onboarding, le nouveau collaborateur va décider ou non de sa volonté de s’impliquer pour l’entreprise et de s’engager à ses côtés sur le long terme. L’ensemble des collaborateurs qui interagissent avec lui, les managers et les pairs, contribuent fortement à cette prise de décision. A travers un management bienveillant et performant, un environnement de travail favorisant l’autonomie et la confiance, le nouveau salarié se développe dès l’onboarding pour donner le meilleur de lui-même.
L’onboarding pour réduire le turnover
Recruter coûte cher. Chronophages, les temps de recrutement puis d’onboarding sont autant de temps non accordés aux relations clients et commerciales. D’un point de vue économique, l’enjeu est important et perdre un employé est considéré comme une perte d’investissement, avec des conséquences financières non négligeables.
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L’onboarding pour gérer des projets de transformation
Faire face aux évolutions du marché implique de vivre des transformations. Seule une équipe en place depuis longtemps, avec une connaissance historique de l’entreprise, détient les compétences pour porter des projets de transformation. Plus le taux de turnover dans les équipes est faible, plus les capacités de transformation de l’entreprise sont élevées.
L’onboarding pour renforcer la relation client
La relation client est vitale, notamment pour les PME et ETI. Chaque client doit être « chouchouté » afin de reconduire la prestation ou le service. Seule une équipe pérenne peut nouer au fil des années une relation privilégiée avec le client. La dimension humaine et relationnelle représente donc un aspect stratégique fort pour l’entreprise.
Comment réussir un onboarding ?
L’entreprise du 21e siècle se doit de tout mettre en œuvre pour que ses salariés se sentent bien. Plus épanoui, le collaborateur devient plus performant. Au cours de la période d’onboarding, définie à travers six grandes étapes, il est important de donner du temps au nouvel apprenant pour absorber les informations. Dans ce sens, chaque salarié doit être accueilli de la même manière avec un temps d'apprentissage suffisant pour chacun : un intérimaire, un alternant ou un stagiaire peut devenir, quelques mois plus tard, un salarié performant en CDI !
La culture du feedback dès l'onboarding pour augmenter la performance
A travers la mise en place d’un système de feedback systématique, l'onboardé devient plus vite opérationnel pour atteindre ses objectifs, y compris en travaillant à distance. En outre, il gagne en autonomie. Fixer des objectifs à un nouveau collaborateur est pertinent mais il est primordial d’être en capacité de l’alerter quand il fait fausse route. De la pré-intégration à la post-intégration, les actions de formation et d’accompagnement permettent d’augmenter la performance individuelle donc collective.
Les évaluations à 360° pour renforcer la performance de fin de période d’essai
La période d’essai représente un temps imparti durant lequel le manager, les membres de l'équipe et le nouveau salarié apprennent à travailler ensemble. Lancer une évaluation à 360° en fin de période d’essai permet d’évaluer le nouveau collaborateur pour favoriser son développement. L’évaluation à 360° apporte une meilleure connaissance de soi grâce à la diversité des opinions relevées pour permettre au nouveau salarié de cerner les axes sur lesquels il doit s’améliorer, ainsi que la vision qu'il renvoie, vis-à-vis de lui-même et de son équipe. L’évaluation à 360° est un outil indispensable pour prendre du recul à l’étape charnière de fin de période d’essai pour aider le nouveau collaborateur à se positionner, comprendre et adhérer à la culture de l’entreprise et de l’équipe.
Enfin, l’évaluation à 360° permet d’évaluer le potentiel de la relation, en termes de durabilité et de réponse aux besoins et aux attentes des deux parties.
Les one one managers pour renforcer la collaboration
Les one-one managers, ces fameux entretiens entre un manager et un collaborateur font également partie de l’onboarding. Tout au long de cette période, ils permettent de faire le point sur la coopération et la relation actuelles. Le manager adopte une posture d’écoute active pour suivre les progrès du jeune talent et de coaching pour renforcer sa confiance et sa motivation. Ces temps d’échanges informels permettent aussi de désamorcer les conflits, de corriger de fausses interprétations et d’aligner la vision du nouveau salarié sur des projets, des missions, etc.
Les signes de reconnaissance pour engager un nouveau collaborateur
Les signes de reconnaissance représentent une manifestation adressée aux collaborateurs pour leur signifier de la considération, de l’importance, du respect. Pour les qualifier, on utilise souvent l’anglicisme stroke ou l’acronyme SDR. Démontrer de la reconnaissance envers un nouveau collaborateur permet de développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise et de l’engager plus vite. La reconnaissance impacte également positivement d’autres leviers tels que le bien-être, la relation avec le manager ou encore les relations entre collègues.
Mettre en place une solution de cooptation
Cet outil permet de faciliter l’onboarding des nouveaux collaborateurs. En effet, ces derniers ont déjà un contact de confiance au sein de l’entreprise. Le collaborateur joue le rôle de coach pour le candidat qu’il a recommandé, de la phase amont à la phase aval du processus de recrutement. Cette expérience candidat premium permet au candidat d’être au fait de la réalité de l’entreprise qu’il va intégrer et de se projeter davantage dans son poste. Ainsi accompagné, son intégration est facilitée. Résultat : les candidats recrutés via la cooptation sont en général opérationnels plus rapidement que via les processus de recrutement classiques.
L’onboarding est la clé de voute d’une collaboration réussie en entreprise. Un élément déclencheur, même anodin, peut, dès les premiers jours, amener le nouveau salarié à remettre en question son choix professionnel. La fin de la période d’onboarding marque un tournant pour l’entreprise et le collaborateur désormais intégré : une occasion de renforcer son engagement à travers un évènement interne et un nouveau signe de reconnaissance pour le féliciter du parcours accompli à travers un Bravo ;)
